CoP atau Community of Practice adalah suatu wadah komunikasi yang muncul saat orang-orang yang mempunyai ketertarikan yang sama dalam suatu hal berkolaborasi dalam suatu periode yang panjang untuk melakukan sharing ide, menemukan solusi, maupun membangun inovasi. CoP juga bisa dianalogikan sebagai seni orkestra. Dimana terdiri dari berbagai jenis alat musik yang berbeda, namun apabila dikolaborasikan dengan baik akan menghasilkan musik harmoni yang perfect.
Sekedar pengetahuan, CoP
pertama kali dicetuskan oleh Jean Lave
dan Etienne Wenger. Etienne Wenger kemudian memperluas
konsep tersebut dan mengaplikasikannya untuk konteks lain, khususnya dalam hal
pengembangan organisasi. Wenger
mendefinisikan CoP sebagai suatu kelompok orang-orang yang saling berbagi
perhatian, sekumpulan masalah, atau keminatan yang kuat terhadap suatu topik,
dan memperdalam pengetahuan dan keahlian mereka dalam area tersebut dengan cara
berinteraksi secara terus menerus untuk mencapai kemajuan bersama.
Kegiatan CoP tidak terlepas
dari “knowledge management” atau pengelolaan pengetahuan. Pengetahuan bisa dikategorikan menjadi 3 kategori
utama:
1.
Explicit Knowledge, merupakan pengetahuan yang bisa dengan “mudah”
dikodifikasikan dan ditransformasikan. Pengetahuan tentang cara menjalankan
suatu aplikasi komputer merupakan contoh dari pengetahuan ini.
2.
Implicit Knowledge. merupakan pengetahuan yang bisa dengan “mudah”
dikodifikasikan dan ditransformasikan tetapi pihak yang mempunyai pengetahuan
tersebut tidak mempunyai keinginan untuk melakukan kodifikasi dan transformasi.
3.
Tacit Knowledge, merupakan pengetahuan yang sulit untuk
dikodifikasikan dan sulit untuk dilakukan transformasi ke pihak lain. Dalam
istilah Michael Moranyi, pengetahuan
ini merupakan jenis pengetahuan yang tertanam dalam diri seseorang melalui
pendalaman dan pengalaman dan untuk lebih mudahnnya sering disebut dengan
pengetahuan yang “we know more than we can tell”.
Dalam prakteknya, setiap member CoP harus berperan aktif. Hal tersebut
sangat penting karena dengan partisipasi aktif member CoP, pengetahuan Tacit
yang sulit dikodifikasikan dapat diperdalam dengan dasar pengetahuan eksplisit.
Dewasa ini, seiring berkembangnya media baru kegiatan CoP
tidak hanya dilakukan dengan agenda pertemuan namun lebih mengacu pada
pemanfaatan teknologi yaitu internet. Ini merupakan bentuk khusus dari CoP yang
memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi (ICT – Information and Communication
Technology) untuk melakukan berbagai aktivitas dalam sharing ide, menemukan
solusi, maupun membangun inovasi.
Demikian juga yang dilakukan oleh PT Djarum. PT Djarum
sebagai perusahaan rokok bertaraf Internasional tidak hanya bergerak di bidang produksi
barang namun juga domain knowledge. Sudah semestinya perusahaan kretek
ini bisa memanfaatkan ICT untuk keperluan pengelolaan pengetahuan (knowledge management).
Mungkin saat ini pengelolaan pengetahuan PT Djarum
berada pada level pengetahuan eksplisit dimana setiap bagian Manajemen hanya mampu
menuliskan hasil dari kerjanya baik dalam bentuk tulisan, angka, data dan lain
sebagainya. Namun pemikiran, keahlian dan kreatifitas (dalam hal ini merupakan
pengetahuan tacit), hanya bisa tersalurkan melalui sharing atau kegiatan bertukar ide satu sama lain. Disinilah
kegiatan CoP diperlukan.
Dalam perkembangannya, CoP PT
Djarum khususnya site Kudus, yang
lahir dengan nama “Iwak Peyek” harus lebih memperhatikan Aspek Teknis dan Non
Teknis agar kedepannya CoP “Iwak Peyek” dapat menjadi kegiatan berkesinambungan.
Adapun kedua aspek tersebut adalah :
a.
Aspek Teknis
Aspek ini lebih
mengacu pada media komunikasi yang digunakan sebagai proses sharing antar berbagai pihak Manajemen
baik berupa internet maupun intranet. Jika CoP yang dilakukan hanya sebatas
pada satu site perusahaan maka media
Intranet cukup memadai. Intranet adalah sebuah jaringan privat (private network) yang menggunakan
protokol-protokol Internet (TCP/IP) untuk membagi informasi rahasia perusahaan
atau operasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya. Istilah intranet
hanya merujuk kepada layanan yang terlihat, yakni situs web internal
perusahaan.
Intranet digunakan untuk membantu alat
dan aplikasi, misalnya kolaborasi dalam kerja sama (untuk memfasilitasi bekerja
dalam kelompok dan telekonferensi) atau direktori perusahaan yang sudah
canggih, penjualan dan alat manajemen hubungan dengan pelanggan, manajemen
proyek dll, untuk memajukan produktivitas. Intranet juga digunakan sebagai
budaya perusahaan perubahan platform. Sebagai contoh, sejumlah besar karyawan
membahas isu-isu kunci dalam aplikasi forum intranet dapat menyebabkan ide-ide
baru dalam manajemen, produktivitas, kualitas, dan isu-isu perusahaan lainnya.
b.
Aspek Non Teknis
Aspek ini mengacu pada
aturan-aturan yang dibentuk dalam kegiatan CoP. Aturan-aturan yang dibuat
merupakan aturan yang telah disepakati bersama sehingga menjadi peraturan yang
mengikat setiap anggotanya. Untuk
menerapkan konsistensi pada aturan, sikap mental harus dimiliki oleh
masing-masing anggota CoP. Kemauan untuk berbagi ide, inovasi, memecahkan
masalah bersama, dan bentuk-bentuk partisipasi lainnya menghendaki agar
anggota-anggota komunitas mempuyai sikap mental yang baik untuk mencapai
keberhasilan bersama.
Selain itu ACL (Access Control Lists) yang memadai juga
diperlukan. Harus jelas peran-peran yang nantinya akan mengambil bagian dalam
komunitas ini. Apakah setiap karyawan PT Djarum berhak menjadi member CoP atau hanya beberapa karyawan
yang dipandang bisa mewakili masing-masing Manajemen yang menjadi member CoP. Hal ini penting, mengingat setiap
wadah komunitas tidak akan berjalan efektif jika anggota merasa tidak
dilibatkan. “sense of belonging”
sangat diperlukan untuk keberlangsungan CoP itu sendiri.
Dalam agenda pertemuan CoP,
pengelolaan saat pertemuan CoP juga tak kalah pentingnya. Menurut penulis dalam
struktur member CoP diperlukan Tim khusus yang bertugas mengelola dan mengawasi
arus pertemuan. Tim khusus ini juga menyoroti sejumlah pencapaian kolektif dan
mengkaji ulang permasalahan apapun yang telah terjadi. Ini akan memberi sebuah
peluang bagi para karyawan untuk menyampaikan saran bagi perbaikan kinerja
dalam beroperasi. Gaya manajemen terbuka
akan sangat efektif karena setiap isu yang muncul akan dihadapi akan mendapat
tanggapan langsung sehingga mendapat bimbingan kinerja yang lebih baik dan
menciptakan sebuah komunitas yang lebih bahagia.
0 komentar:
Posting Komentar